La importancia del manual de organización y funciones

Micro, pequeña o mediana, todas necesitan una guía de la forma organizativa de la empresa, del mismo modo es importante que todos los colaboradores conozcan y entiendan la visión, misión y valores a los que se orienta la empresa.

Es común que en algunas ocasiones los trabajadores no saben lo que deben hacer, sobre todo cuando recién ingresan y se pierde tiempo hasta que descubren cuales son funciones o roles, o con que personas deben coordinar directamente. Esto se debe a la falta del manual de organización y funciones de la empresa (MOF).

¿Qué es el MOF?

El manual de Organización y Funciones (MOF) es una herramienta de apoyo que permite asegurar el cumplimiento de los procedimientos, ya que en el manual se describe las funciones, objetivos, características, requisitos y responsabilidades de cada puesto de trabajo que hay en una organización.

¿Por qué es Importante?

• Proporciona información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones específicas, su dependencia y coordinación para el cumplimiento de sus funciones.

• Facilita el proceso de inducción del personal y permite la orientación de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como aplicar programas de capacitación.

• Determina las funciones específicas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia.

¿Cómo hago el MOF?

Antes de iniciar la elaboración del MOF, primero hay que definir la estructura que tendrá el mismo. Cada manual requiere de características específicas y particulares como el lenguaje, ejemplos gráficos, etc. A continuación, te damos a conocer algunos puntos importantes en su elaboración:

• En la redacción del manual, es importante diferenciar la redacción, ya que hay segmentos que van dirigidos a directivos o bien, al operador de planta, de ahí la necesidad de identificar plenamente quiénes leerán el manual para utilizar el lenguaje y el contenido correctos.

• Identificar los procesos críticos y definir si el manual se realizará por puesto, por área o para toda la organización. Esta clasificación permitirá saber si necesitas elaborar sub-manuales o guías operativas para cada caso.

• No olvidar definir la misión, visión y políticas que delinearan el desempeño de cada individuo, determinado los factores importantes para el desarrollo de la empresa.

• La redacción del manual debe ser de manera ágil, dinámica y concreta; de ser necesario incluye gráficos, pues puede ser mucho más entendible mostrar imágenes en la elaboración de la tarea.

• Los manuales deben actualizarse constantemente al menos una vez al año y realizar los cambios necesarios.

Sabes ¿Qué funciones realiza cada uno de tus colaboradores?, ¿Cómo las funciones o procesos aportan en los resultados de tu MIPYME?

Al implementar el MOF en tu empresa podrás analizar la cantidad y tiempos de realización de tareas que realiza un colaborador y mejorar la efectividad del trabajo asignado de acuerdo a sus conocimientos, destrezas y habilidades.

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Si quieres elaborar o actualizar el MOF en tu MIPYME, déjanos tus datos y te visitaremos en tu local para saber cómo podemos ayudarte.