Mejora los procesos de tu PYME

La gestión por procesos es una nueva forma de organización y administración empresarial destinada a todo tipo de empresas que persigue, simultáneamente, el aumento de la eficiencia empresarial y el incremento de la satisfacción al cliente.

¿Para qué un mapa de procesos?

El principal objetivo del mapeo de procesos es la creación de valor añadido para el cliente mediante la adecuada gestión de los procesos de la empresa. Del mismo modo sirve para entender y mejorar la organización, se debe tener presente que los procesos son la estructura básica de toda organización.

Por ejemplo, si dibujamos el proceso de compra de materiales, podremos observar su funcionamiento durante cada uno de sus etapas, lo cual nos permite ver la secuencia de dicho proceso desde otras perspectivas facilitando así cualquier corrección o mejora. Y además de aclarar quienes son los participantes o responsables en cada una de las tareas.

Beneficios de los mapas de procesos

Cuando se realiza el mapeo de los procesos de manera correcta, se aporta información importante para el desarrollo de la empresa, entre los beneficios se encuentran:

La gestión por procesos está orientada en la mejora de procesos empresariales que favorezcan la eliminación del despilfarro y se orienten al cliente.

• Se puede identificar posibles mejoras o correcciones a los procesos de la empresa.

• Revisar el nivel de carga de trabajo de cada participante en los diferentes procesos de la empresa.

• Administrar de una mejor manera los recursos y actividades que intervienen en los procesos de la empresa.

• Identificar quienes son los participantes y procesos más importantes en la empresa.

• Definir las responsabilidades y funciones de cada empleado.

• Mejorar el flujo de información entre los diferentes procesos y/o áreas de la empresa.

Como mapear procesos paso a paso

Para realizar el mapeo de un proceso, podemos seguir los siguientes pasos:

1. Determinar cuáles son los objetivos del proceso: Cada proceso tiene su importancia que cuando se tiene en cuenta en todas las actividades de la organización, contribuye para alcanzar los objetivos finales. En este punto, debemos entender el papel de este proceso en cuestión dentro de los límites de su actividad: ¿Cuál es el motivo de la existencia de cada proceso?

2. Identifica las salidas: Es decir cuáles son los resultados de cada proceso, no necesariamente se trata de resultados físicos o tangibles, también puede ser información, decisiones, aprobaciones, etc.

3. Identifica a los clientes: los clientes son aquellos que reciben los resultados de cada proceso.

4. Identifica las entradas: las entradas en cada proceso son aquellos elementos ue se modifican durante la acción de cada proceso, como lo dijimos anteriormente puede ser objetos físicos o información o datos.

5. Identifica los componentes: Consiste en identificar los recursos y los participantes que intervienen en el funcionamiento del proceso.

6. Identifica los proveedores: En esta etapa se debe identificar a las personas encargadas de iniciar el proceso. Pueden ser internos y externos.

7. Documenta el proceso: Es importante que la información obtenida sea documenta y diagramada, de esta manera será más sencillo realizar el análisis correspondiente.

8. Identifica las posibles mejoras: Durante el análisis hay que revisar que etapas del proceso funciona bien y cuáles no, basándose en las posibles demoras, dificultades, cuellos de botella, etc. También identificar las etapas más importantes. También es importante poner énfasis a las etapas en las cuales se tiene contacto directo con el cliente. Utilizando herramientas de mejora continua (PDCA, 5W2H, Diagrama de Ishikawa, etc.) se buscan soluciones a los problemas encontrados durante el desarrollo del proceso.

9. Documenta el proceso: Nuevamente hay que documentar el proceso propuesto, con el fin de hacerlos públicos y ponerlos en práctica.

10. Revisar nuevo proceso: Es necesario que después de realizar las modificaciones propuestas en el proceso, se debe realizar controles periódicos para comprobar que el funcionamiento del proceso sea correcto.

La gestión por procesos te ayudará a aumentar la rentabilidad de tu empresa, ser más eficiente, tener clientes más felices y reducir tus costos.

---

Si quieres capacitarte y mejorar los procesos en tu PYME, déjanos tus datos y te visitaremos en tu local para saber como podemos ayudarte.